La convenzione dell’Aja, che rimuove il requisito della legalizzazione di atti pubblici stranieri, è un accordo internazionale concluso all’Aja, nei Paesi Bassi, nel 1961.
Cos’è la Convenzione dell’Aja
La Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961 (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) è un trattato internazionale sottoscritto e adottato da alcuni paesi che è stato redatto durante la Conferenza dell’Aja di Diritto internazionale privato (Hague Conference on Private International Law – HCCH). Tale accordo snellisce le passate procedure, a vantaggio di chi un tempo doveva recarsi a legalizzare nei Consolati i propri documenti rilasciati dalle autorità straniere.
È, in sostanza, una certificazione o un’autentica di firma di un atto o un documento pubblico, che non certifica l’autenticità del contenuto dell’atto apostillato. Nei Paesi che hanno sottoscritto la Convenzione dell’ Aja del 5 ottobre 1961 concernente l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, la legalizzazione di atti e documenti rilasciati da autorità straniere è sostituita dall’apposizione della “postilla” (o Apostille).
Chi proviene da un Paese che ha aderito a questa Convenzione non ha bisogno di recarsi nella Rappresentanza consolare italiana e chiedere la legalizzazione. Anche alle traduzioni di atti, procure, certificati e documenti pubblici destinate all’estero la Convenzione stabilisce che bisogna apporre l’Apostille affinché venga riconosciuta come ufficiale.
Paesi aderenti alla convenzione dell’Aia
Gli stati aderenti alla Convenzione ad oggi sono:
Albania, Andorra, Antigua e Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaigian, Bahamas, Bahrein, Barbados, Belgio, Belize, Bielorussia, Bolivia, Bosnia-Erzegovina, Botswana, Brasile, Brunei, Bulgaria, Burundi, Capoverde, Cile, Cipro, Colombia, Corea del Sud, Costa Rica, Croazia, Danimarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Estonia, Eswatini, Figi, Filippine, Finlandia, Francia, Georgia, Germania, Giappone, Grecia, Grenada, Guatemala, Honduras, Hong Kong, India, Irlanda, Islanda, Isole Cook, Isole Marshall, Israele, Italia, Kazakistan, Kirghizistan, Kosovo, Lesotho, Lettonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Lussemburgo, Macao, Macedonia, Malawi, Malta, Mauritius, Messico, Moldavia, Monaco, Mongolia, Montenegro, Marocco, Namibia, Nuova Zelanda, Nicaragua, Niue, Norvegia, Oman, Paesi Bassi, Palau, Panama, Paraguay, Perù, Polonia, Portogallo, Regno Unito, Repubblica Ceca, Repubblica Dominicana, Romania, Russia, Saint Kitts Nevis, Saint Lucia, Saint Vincent Grenadine, Samoa, San Marino, São Tomé e Príncipe, Serbia, Seychelles, Slovacchia, Slovenia, Sudafrica, Spagna, Stati Uniti, Suriname, Svezia, Svizzera, Tagikistan, Tonga, Trinidad e Tobago, Tunisia, Turchia, Ucraina, Ungheria, Uruguay, Uzbekistan, Vanuatu, Venezuela.
La Convenzione dell’Aja in Italia
Secondo la Convenzione in Italia, tutti gli atti e documenti provenienti da Stati che non sono qui citati devono ottenere la legalizzazione diplomatica o consolare e non l’Apostille, mentre le attestazioni consolari anche dei Paesi aderenti devono passare per legalizzazione prefettizia. La normativa nazionale ed internazionale specifica che legalizzazione ed Apostille possono essere applicate solo ad atti e documenti pubblici, pertanto sono esclusi i privati se non dopo essere stati “trasformati” in pubblici.
La normativa attuale prevede come elementi obbligatori per gli atti e documenti il nominativo e la qualifica del firmatario, indelebili ed indicati per esteso, ed il timbro indelebile dell’ente emittente. Inoltre, i documenti devono essere firmati in originale e l’attuale quadro normativo esclude la possibilità di effettuare il timbro dell’Apostille su atti e documenti firmati digitalmente.
Documenti per cui è necessaria l’Apostille
L’Apostille è un timbro che viene apposto dal governo di un Paese firmatario della Convenzione dell’Aja del 1961, che riconosce la qualità con cui opera il funzionario pubblico che ha sottoscritto il documento, la veridicità della firma e l’identità del timbro o del sigillo del quale il documento è rivestito.
La Convenzione dell’Aja stabilisce che l’Apostille è l’unica forma di legalizzazione necessaria tra i Paesi aderenti, senza bisogno di recarsi nella Rappresentanza consolare italiana e chiedere la legalizzazione. Bensì, ci si può recare alla competente autorità interna designata da ciascuno Stato per ottenere l’apposizione dell’apostille sul documento (l’autorità estera competente è indicata nell’atto di adesione alla Convenzione stessa: solitamente si tratta del Ministero degli Esteri). Così perfezionato, il documento viene riconosciuto in Italia.
Di seguito sono riportati i documenti più comuni e che spesso richiedono i servizi di legalizzazione:
- Certificati accademici
- Documenti rilasciati dal registro civile (certificati di nascita, matrimonio, morte, ecc.)
- Documenti emessi dai tribunali e consigli
- Certificato di fedina penale
- Contratti di lavoro
- Poteri
- Documenti commerciali
- Certificato di origine
- Inoltre la legalizzazione ai sensi della Convenzione è un requisito per l’ ottenimento da parte del Consolato Generale d’Italia nel Regno Unito della cosiddetta “dichiarazione di valore” di titoli di studio e abilitazioni professionali rilasciati nel Regno Unito.
